- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công Thương Hải Dương.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Công Thương Hải Dương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương Hải Dương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

- Thu lệ phí, trả kết quả cho thương nhân.

- Thời gian tiếp nhận: Giờ hành chính

- Địa điểm tiếp nhận: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Công Thương (Số 14A phố Bắc Sơn, thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương).

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

* Thành phần hồ sơ:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện  theo mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT.

- Bản sao Giấy ĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận.Trong trường hợp Giấy ĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm. (Tài liệu này phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam).

- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện. (Văn bản này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. (Tài liệu này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam).

- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của VPĐD. (Văn bản này phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ (địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật; Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở) và quy định pháp luật có liên quan.

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

Mẫu MĐ-1: Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (phụ lục ban hành kèm theoThông tư 11/2016/TT-BCT).

- Luật Thương mại 2005;

- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

- Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05/7/2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

- Thông tư số 143/2016/TT-BTC ngày 26/9/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

- Là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.

- Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trpng các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viện, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan nganh Bộ quản lý chuyên ngành.