Bước 1. Vụ, Phòng, Ban Thi đua – Khen thưởng Bộ, ban, ngành, tỉnh tiếp nhận đề nghị khen thưởng của các đơn vị thực thuộc.
Bước 2. Thẩm định hồ sơ, xin ý kiến các cơ quan liên quan, báo cáo Hội đồng thi đua khen thưởng cùng cấp, tổng hợp trình Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố quyết định khen thưởng.
Bước 3. Khi có Quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị, Chủ tịch UBND tỉnh, Vụ, phòng, Ban Thi đua – Khen thưởng Bộ, ban, ngành, tỉnh thông báo Quyết định, viết bằng, đóng dấu và cấp phát cho đơn vị trình khen.
Bước 4. Các trường hợp không được khen thưởng (không đúng đối tượng, không đủ tiêu chuẩn, không đủ hồ sơ hoặc vi phạm pháp luật), Vụ, phòng, Ban Thi đua – Khen thưởng Bộ, ban, ngành, tỉnh thông báo đến các đơn vị trình khen biết.